ORGANISATEUR

Seanergy 2024 est organisé par la S.A.S. Bluesign, société par Actions simplifiées à capital variable, au capital de 68 770euros.

RCS Bordeaux 808 577 183

SIREN 80857718300011

Code APE : 8230Z

E-mail : contact@bluesign.eu

CONDITIONS D’ADMISSION

Peuvent être admis comme Exposants :

Les personnes morales constituées sous forme de sociétés, groupements de sociétés, groupements professionnels ou organismes qui appartiennent à un pays reconnu par la communauté internationale (pays de référence) et satisfont à l’un des critères suivants :

• Posséder un outil industriel ou une entité dans au moins un des pays de référence, dans le domaine de référence à savoir les énergies de la mer.
• Poursuivre une activité de promotion, vente, prestation de service ou conseil concernant les énergies de la mer.
• Procéder à l’édition de revues, catalogues, documentations ou répertoires, animation de site web dans les énergies de la mer.

L’Organisateur se réserve la possibilité de refuser en dernier ressort, l’admission des candidats Exposants. Aucune obligation ne sera faite à l’Organisateur de motiver sa décision.

Par ailleurs, une décision d’admission peut être annulée par l’Organisateur qui aurait eu connaissance d’informations, qui, si elles avaient été connues dès l’origine, auraient motivé le rejet de la demande d’admission. Cette annulation de la décision d’admission entraînera le remboursement des sommes déjà versées par le candidat Exposant. Aucune indemnité ni dommages et intérêts ne pourront être exigés.

FORMALITÉS D’INSCRIPTION

La demande d’inscription de l’Exposant s’effectue par l’envoi du contrat de participation à l’Organisateur du Salon, signé par une personne ayant qualité pour engager la société. Pour être recevable, la participation d’un Exposant direct ou indirect s’entend impérativement pour la durée globale du Salon. La demande doit porter sur un emplacement minimum de 9m² et être accompagnée du montant de la réservation. La surface réservée peut être augmentée par modules de 3m². La réservation comprend les droits d’inscription et le montant de l’emplacement (surface du stand) qui correspond à une participation définie au prorata du nombre de mètres carrés réservés.

Deux catégories d’Exposants sont distinguées et admises à participer :

• Exposant direct : est considérée comme Exposant direct, la personne morale qui souscrit une demande d’inscription et de réservation pour un stand individuel ou est l’organisateur d’un stand collectif ou d’un pavillon national.
• Exposant indirect : est considérée comme Exposant indirect, la personne morale qui souscrit une demande d’inscription et de réservation auprès d’un Exposant direct qui la présente sous sa responsabilité à l’Organisateur.

L’Exposant direct est chargé notamment de communiquer à son ou ses Exposant(s) indirect(s) les présentes Conditions Générales de Vente (CGV), de les lui faire accepter, et se porte garant du respect de celles-ci par son ou ses Exposant(s) indirect(s).

Dans l’hypothèse où un Exposant direct occupe la surface minimum de 9m², le module sera augmenté de 6m² par Exposant indirect supplémentaire accueilli sur le stand de l’Exposant direct. La déclaration des Exposants indirects auprès de l’Organisateur est obligatoire. Chaque Exposant, direct ou indirect, doit s’acquitter des droits d’inscription forfaitaires de 500 euros hors TVA (HT). L’Organisateur se réserve le droit d’accepter ou de refuser l’accueil d’un exposant indirect, sans devoir motiver sa décision en cas de refus. Le refus d’un exposant indirect ne permet pas à l’exposant direct d’annuler sa réservation, qui reste redevable de l’intégralité de sa propre commande à l’exclusion des frais « exposant indirect ». L’exposant direct reste le seul contractant légal et le seul interlocuteur de l’organisateur.

Cas particulier des stands collectifs

Sont considérés comme stands collectifs,

– un pavillon régional ou national : l’espace réservé par un représentant officiel d’une région ou d’un pays.

– un pavillon de Cluster d’entreprises : l’espace réservé par une association d’entreprises

1/ Stand collectif dont les structures juridiques sont domiciliées en France (cas du pavillon régional et Cluster d’entreprises.)

L’espace alloué pour un co-Exposant sur un pavillon collectif doit être au minimum de 6m² et implique l’occupation par ce même co-Exposant de l’espace sur la durée globale du Salon. Les pavillons collectifs ne peuvent en outre pas accueillir de stands (tels que proposés par l’Organisateur).

Le tarif de revente demandé par l’Organisateur d’un pavillon collectif ne doit pas égaler ou dépasser les tarifs proposés par l’Organisateur sur les formules de base (surface nue, surface équipée).

L’Organisateur s’engage selon les possibilités et l’agenda d’organisation qui lui est propre à réserver des espaces attenants au pavillon régional ou national pour les entreprises désireuses d’exposer à proximité, ainsi que pour les pavillons de Clusters d’entreprises. Ceci ne pourra cependant pas être un élément contractuel.

Sont autorisés à y co-exposer : les entreprises implantées sur le territoire concerné (entité juridique) primo exposantes ou nouvelles entrantes dans la filière (n’appartenant pas à une ETI ou une grande entreprise), les TPE avec un/des projets innovants, les entreprises ayant un chiffre d’affaires inférieur à 1M€, les établissements publics et de R&D ainsi que les associations régionales.

2/ Stand collectif dont les structures juridiques sont domiciliées hors de France (cas du pavillon national).

L’espace alloué pour un co-Exposant sur un pavillon collectif doit être au minimum de 6m² et implique l’occupation par ce même co-Exposant de l’espace sur la durée globale du Salon. Les pavillons collectifs ne peuvent en outre pas accueillir de stands (tels que proposés par l’Organisateur). Afin de prendre en considération les contraintes liées à l’export, l’Organisateur autorise la tenue de stands collectifs accueillants des co-Exposants dont le chiffre d’affaires annuel n’excède pas 15M€.

L’Organisateur apprécie discrétionnairement la participation des co-Exposants des stands collectifs susceptibles d’affecter la cohérence ou l’organisation du Salon et se réserve le droit d’intervenir auprès des représentants de pavillons.

L’envoi d’une demande d’inscription implique l’acceptation sans réserve, par l’Exposant candidat, des dispositions du règlement du Salon ainsi que des prescriptions réglementaires de droit public applicables aux manifestations organisées en France. L’acceptation de la demande est notifiée officiellement par l’Organisateur à la société candidate. Dès réception de sa commande par l’Organisateur, l’Exposant recevra, en cas d’acceptation, une facture globale confirmant la réception de son règlement (Voir Conditions de paiement).

TARIFS

>Droits d’inscription : le montant des droits d’inscription est de 500 euros HT, pour chaque Exposant direct ou indirect.

>Réservation des surfaces de stands couvertes :

• Surface nue au sol : le montant de la participation est de 380 euros HT par mètre carré.
• Surface pré-équipée : le montant de la participation est de 455 euros HT par mètre carré
• Surface clé en main version A : le montant de la participation est de 550 euros HT par mètre carré
• Surface clé en main version B : le montant de la participation est de 610 euros HT par mètre carré
• Surface clé en main supérieure : le montant de la participation est de 670 euros HT par mètre carré

Les Exposants souhaitant un stand comprenant

• un angle (2 côtés ouverts), doivent s’acquitter d’un supplément de 10€ HT par mètre carré.
• deux angles (3 côtés ouverts), doivent s’acquitter d’un supplément de 15€ HT par mètre carré.
• quatre angles (stand en îlot), doivent s’acquitter d’un supplément de 20€ HT par mètre carré.

>Réservation des surfaces extérieures :

Les surfaces extérieures sont attribuées exclusivement aux Exposants ayant déjà réservé un stand à l’intérieur du hall.

Les surfaces extérieures sont destinées à recevoir tout type de construction, aménagement (couvert ou non) ou démonstrations, et font l’objet d’une tarification spécifique quelle que soit la nature des aménagements construits par l’Exposant.

Les règles de construction sont communiquées dans le Guide Technique de l’Exposant par l’Organisateur qui doit soumettre son projet d’aménagement à l’Organisateur pour accord, indépendamment des dispositions réglementaires et administratives et des éventuelles certifications de bureaux de contrôles auxquelles l’Exposant devra se soumettre.

Pour des raisons de sécurité et d’espace disponible, l’Organisateur peut limiter la mise à disposition des surfaces au sol extérieures nues et constructibles. Pour ces mêmes raisons, toute structure, même légère, doit obligatoirement être validée par l’Organisateur et/ou son chargé de sécurité.

>Les prestations complémentaires d’aménagement et de prestations sur stand sont disponibles sur commande. Liste accessible sur l’espace Exposant dans la rubrique « Sélectionner mes options ».

Toutes les prestations commandées sont facturées à leurs tarifs en vigueur au moment de la commande, lesquels sont communiqués sur l’espace Exposant et le Guide Technique de l’Exposant. L’espace Exposant, accessible depuis le site internet de l’événement (www.seanergy-forum.com), est propre à tout Exposant validé par l’Organisation et accessible grâce aux identifiants de connexion envoyé par l’Organisateur.

Tous ces montants pourront être révisés, répercutés et facturés par l’Organisateur si les conditions économiques, fiscaux et/ou sociaux (coût des matériaux, de la main-d’œuvre, des transports et services…) subissaient une hausse importante entre la date de la demande et la date d’ouverture du Salon.

CONDITIONS DE PAIEMENT

Les Exposants doivent joindre à leur commande de participation la somme correspondante à la totalité du prix du stand toutes taxes comprises (TTC).

Cette somme est à payer comptant, par chèque ou virement bancaire, à l’exclusion de traites ou de billets à ordre, à l’ordre de la S.A.S. Bluesign.

La somme sera restituée à l’Exposant si celui-ci n’est pas admis à exposer. Celle-ci ne sera pas restituée à l’Exposant si celui-ci annule sa participation après le 26 février 2024. (Voir Conditions de désistement).

Le non-règlement du prix du stand aux échéances prévues entraîne sur décision de l’Organisateur, l’annulation du droit à disposer non seulement de l’emplacement attribué mais aussi de tous les outils de communication et de promotion du Salon qu’ils soient payants ou non sans que cela n’annule la dette qui restera entièrement due par l’Exposant. L’exclusion de l’Exposant défaillant entraine la remise à disposition de l’Organisateur des surfaces réservées.

TVA

Toutes les prestations sont facturées aux participants (Exposants, Sponsors, Visiteurs) indépendamment de leur nationalité, avec TVA, selon les lois et règlement en vigueur en France au moment du Salon. Les sociétés étrangères des pays de l’union européenne et les sociétés venant d’un pays hors de l’union européenne peuvent s’adresser directement à un représentant fiscal, spécialisé dans la demande de remboursement de la TVA.

CONDITIONS DE DESISTEMENT

L’Exposant peut à tout moment annuler sa participation au Salon en le notifiant à l’Organisateur par LETTRE RECOMMANDÉE A.R. à l’adresse suivante et à l’attention de Sabrina Peseux :

BLUESIGN SAS

Centre d’affaires EMERGENCE

24 rue du Gouverneur Général Eboué

92130 ISSY LES MOULINEAUX

En cas d’annulation d’une commande, quelle qu’en soit la raison, 30 % du règlement reste dans tous les cas acquis ou dû. Si cette annulation parvient à l’Organisateur après le 26 février 2024, le montant total TTC des prestations enregistrées est acquis / ou reste dû.

Toute défaillance de l’Exposant (défaut d’occupation du stand mis à sa disposition 24h avant l’ouverture du Salon au public, non-conformité au règlement de sécurité de l’agencement des stands, présentation de matériels, produits ou services non conformes) entraîne, même sans mise en demeure, la déchéance du droit à l’emplacement.

L’Exposant défaillant abandonnera, à titre d’indemnité, 100 % des frais de participation lui incombant, sans préjudice des dommages et intérêts supplémentaires qui pourraient lui être demandés.

ANNULATION / REPORT

L’Organisateur fixe les dates et le lieu du Salon. En cas d’événements de force majeure ou indépendants de la volonté de l’Organisateur, les dates et le lieu peuvent être modifiés.

Si l’Organisateur se voit contraint de reporter le Salon pour raisons autres que des événements de force majeure ou indépendants de sa volonté, il s’engage à en prévenir les Exposants dans les meilleurs délais.

Les sommes restantes disponibles après le paiement de toutes les dépenses engagées seraient réparties entre les Exposants, sous forme d’avoir à valoir sur l’édition n+1, au prorata des sommes versées, sans qu’ils puissent, de convention expresse, exercer un recours à quelque titre que ce soit contre l’Organisateur.

L’Organisateur se décharge par ailleurs de toute responsabilité concernant les préjudices commerciaux qui pourraient être subis par les Exposants pour quelle cause que ce soit, et notamment pour le retard dans l’ouverture, l’arrêt prématuré du Salon, fermeture ou destruction de stands, incendie, sinistres, s’il devenait impossible de disposer des locaux suite à une calamité publique, une catastrophe naturelle, tout autre cas de force majeure ou événement indépendant de la volonté de l’Organisateur.

Constituent des cas de force majeure les grèves, situations de lock-out, le chômage partiel ou total, les interruptions de fourniture d’énergie, les accidents, les incendies, toute interruption ou retard dans les transports, toute impossibilité totale d’être approvisionné, toutes dispositions légales ou réglementaires affectant significativement l’organisation de la manifestation, tout refus ou retrait d’autorisation administrative, toute interdiction administrative et plus généralement, tout cas de force majeure reconnu par la loi ou la jurisprudence française.

AMÉNAGEMENT DES STANDS

L’Exposant est informé de l’emplacement du stand qui lui est attribué au moyen d’un plan. L’Organisateur a vérifié l’exactitude de toutes les mesures et dispositions des stands indiqués sur le plan du Salon mais il se réserve le droit de modifier ou de changer les attributions des stands si cela s’avère nécessaire pour ajuster le plan du Salon, selon les exigences de l’Organisateur ou les exigences de la loi applicable ou des règles applicables du site où se déroule le Salon. L’exposant ne peut pas annuler unilatéralement sa participation suite à cette modification. L’Organisateur facture à l’exposant la surface finale acceptée et non la surface initialement demandée par l’Exposant.

Les stands attribués ne peuvent en aucun cas être cédés, sous-loués ou mis à la disposition de tiers, en tout ou en partie, par l’Exposant.

Les stands doivent être ouverts au maximum sur les allées. L’ensemble des règles de constructions sont indiquées dans le guide technique qui sera mis à la disposition des Exposants. L’Exposant, en s’inscrivant, s’engage à les respecter. L’Exposant doit soumettre son projet d’aménagement de stand nu à l’Organisateur pour accord. Le projet doit également être soumis à l’autorisation du responsable de la sécurité. Pour toute installation dont la hauteur dépasse celle autorisée, l’Exposant doit envoyer ses plans à l’Organisateur pour approbation ainsi que pour toute installation nécessitant une accroche au plafond. La décoration générale du hall incombe à l’Organisateur, la décoration particulière des stands est effectuée par les Exposants sous leur responsabilité en tenant compte du règlement établi par l’Organisateur.

TENUE DES STANDS

La tenue des stands doit être impeccable. Les emballages en vrac, les objets ne servant pas à la présentation du stand, le vestiaire du personnel doivent être mis à l’abri du regard des Visiteurs. Le stand devra être occupé en permanence pendant les heures d’ouverture par une personne compétente. Il est interdit de laisser des objets exposés recouverts pendant les heures d’ouverture. Le nettoyage de chaque stand doit être fait chaque jour par les soins de l’Exposant ou par un prestataire choisi par l’Organisateur et être achevé pour l’ouverture du Salon.

TRANSPORT ET RÉCEPTION DES MARCHANDISES – DÉMONTAGE

Chaque Exposant ou délégué pourvoira au transport, à la réception, à l’expédition de ses colis, ainsi qu’à leur reconnaissance sur les lieux du Salon. Tous les colis devront être déballés à l’arrivée. Si les Exposants ne sont pas présents pour recevoir leurs marchandises, l’Organisateur pourra les faire entreposer, déballer ou réexpédier d’office aux frais, risques et périls de l’Exposant. Les Exposants ne doivent pas obstruer les allées ni empiéter sur elles et en aucun cas gêner leurs voisins. Un emplacement pour l’entreposage des emballages vides peut être proposé, aux frais de l’Exposant. Les Exposants ne démonteront pas leur stand et ne retireront aucun de leurs articles avant la fin du Salon. L’Exposant doit particulièrement surveiller ses marchandises pendant la période de montage et de démontage et évacuer le hall dans les délais indiqués par l’Organisateur. L’Organisateur ne peut être en aucun cas tenu pour responsable de la disparition de marchandises laissées sans surveillance.

 

FORMALITÉS DOUANIÈRES

Il appartient à chaque Exposant d’accomplir les formalités douanières pour les matériels et produits en provenance de l’étranger. L’Organisateur ne pourra être tenu responsable des difficultés qui pourraient survenir lors de ces formalités.

PUBLICITÉ – ENQUÊTES – SONDAGES

La distribution de tout document publicitaire ne pourra être effectuée par les Exposants que sur leur stand. Les enquêtes et sondages sont interdits, sauf dérogation accordée par l’Organisateur. L’Organisateur se réserve le droit exclusif de l’affichage dans l’enceinte du Salon. Toute publicité lumineuse ou sonore et toute attraction, spectacle ou animation, doit être soumis à l’agrément de l’Organisateur qui pourra revenir sur l’autorisation accordée, en cas de gêne apportée aux Exposants voisins, à la circulation et à la sécurité. Les Exposants qui font usage de musique à l’intérieur du hall, même pour de simples démonstrations de matériel, doivent traiter directement avec la SACEM.

INSCRIPTION CATALOGUE OFFICIEL ET SITE WEB

Les renseignements nécessaires à la rédaction du Catalogue Officiel et à la rubrique « Liste des Exposants » du site web www.seanergy-forum.com seront fournis par l’Exposant sous sa responsabilité. L’Organisateur ne sera en aucun cas responsable des omissions, des erreurs de reproduction et de composition qui pourraient se produire.

RÈGLEMENT DE SÉCURITÉ, MACHINES EN FONCTIONNEMENT

Les Exposants sont tenus de connaître et de respecter les mesures de sécurité imposées par les pouvoirs publics, par Exponantes ou par l’Organisateur. L’Exposant devra être présent sur son stand lors de la visite de la Commission de Sécurité.

ASSURANCE

L’Organisateur assure directement sa responsabilité civile à l’égard des tiers. Cette responsabilité est limitée aux accidents pouvant survenir du fait des bâtiments ou des installations mis à la disposition des Visiteurs ou des Exposants, du fait du personnel participant au Salon au titre d’Organisateur.

Assurances à souscrire par l’Exposant :

• Assurances de matériels : l’Exposant s’oblige contractuellement à couvrir auprès des assureurs de son choix tous les pertes et dommages qui peuvent être subis par les matériels figurant sur le stand ou entreposés dans le hall d’exposition. L’Exposant supportera seul la différence qui pourrait exister entre le montant des pertes ou dommages subis par son matériel et celui des indemnités qui lui seront versées par ses assureurs et s’interdit expressément tout recours contre l’Organisateur.
• Responsabilité civile : chaque Exposant est tenu de souscrire un contrat responsabilité civile chef d’entreprise pour les accidents dont il pourrait être tenu civilement responsable pendant le Salon. L’Exposant doit fournir à l’Organisateur, en amont de l’évènement, une attestation de l’existence de ce contrat.

CLAUSE PÉNALE ET CONTESTATION

La signature de ce contrat engage le contractant au paiement des échéances aux dates fixées par l’Organisateur. De convention expresse, le non-paiement de toute somme à son échéance peut entraîner l’intervention contentieuse et l’application d’un intérêt calculé au taux légal en vigueur. La dette sera majorée de tous les frais occasionnés dans le cadre d’une intervention contentieuse ou d’une injonction à payer. En cas de contestation, les tribunaux de Bordeaux (France) sont seuls compétents, le texte en langue française du présent règlement faisant foi.

SEANERGY 2024 – General Terms and Conditions of Sale

ORGANISER

Seanergy 2024 is organised by Bluesign SAS, société par Actions simplifiées à capital variable, au capital de 68 770 euros.

RCS Bordeaux 808 577 183

SIREN 80857718300011

Code APE: 8230Z

E-mail: contact@bluesign.eu

CONDITIONS FOR ADMISSION

The following are eligible as Exhibitors:

Legal entities constituted as companies, groupings of companies, professional groups or organizations belonging to a country acknowledged by the international community (reference country) and complying with one of the following criteria:

• Owning an industrial facility in at least one of the reference countries, in the fields of reference: offshore renewable energy
• Pursuing activities for promotion, selling, service provision or consultancy concerning offshore renewable energy
• Editing magazines, catalogues, documentation, or directories relating to offshore renewable energy activities

The Organiser reserves the rights to refuse, as a last resort, any of the candidate Exhibitors, without any obligation to justify its decision. Moreover, an admission can be cancelled at any time by the Organiser on the grounds of new information which, if it were known earlier, would have justified refusal of the admission request. In such cases, the decision to cancel admission will entail a refund of the amounts already paid by the candidate Exhibitor who shall not be entitled to any damages.

 

REGISTRATION PROCEDURES

The Exhibitor’s registration request should be sent to the Organiser; and signed by a person empowered to bind the company.

In the event of a cancellation, all amounts owed to the Organiser under such undertaking should be paid by the company.

Only applications for 9sqm minimum sites and submitted together with the corresponding reservation fees will be processed.

The reserved surface area can be increased by 3sqm modules. The reservation fees include the registration rights and the amount payable for location (stand surface area) which corresponds to a participation defined in proportion to the number of square meters reserved.

The exhibition distinguishes two Exhibitor categories:

• Direct Exhibitor: a direct Exhibitor is a legal entity that submits a registration and reservation request for an individual stand or is the organiser of a collective stand or a national pavilion.
• Indirect Exhibitor: an indirect Exhibitor is a legal entity that submits a registration and reservation request to a direct Exhibitor who is responsible for submitting it to the Organiser.

Direct Exhibitors are responsible for notifying their indirect Exhibitor(s) of these Sales Terms and Conditions (STC) and for ensuring their indirect Exhibitor(s) accept(s) and adhere(s) to them.

If a direct Exhibitor occupies the minimum surface area of 9m², the module will be increased by 6sqm for each additional indirect Exhibitor hosted on the direct Exhibitor’s stand. Indirect Exhibitors must be declared to the Organiser. Each Exhibitor, whether direct or indirect, must pay a flat-rate registration fee of 500 euros excluding VAT. The Organiser reserves the right to accept or refuse the hosting of an indirect Exhibitor, without having to give reasons for his decision in the case of refusal. Refusal of an indirect exhibitor does not allow the direct exhibitor to cancel his reservation, who remains liable for the whole of his own order but excluding the “indirect exhibitor“ fees. The direct exhibitor remains the sole legal contracting party and the organiser’s sole contact..

Specific case of collective stands

 

The following are considered as collective stands

– a regional or national pavilion: the space reserved by an official representative of a region or country.

– a business cluster pavilion: the space reserved by an association of companies

1/ Collective stand whose Exhibitor(s) is/are domiciled in France (case of the regional pavilion and business clusters)

The space allocated to a co-Exhibitor in a collective pavilion must be at least 6m² and implies the occupation by this same co-Exhibitor of the space for the entire duration of the Exhibition. The collective pavilions cannot accommodate stands (as proposed by the Organiser).

The resale price charged by the organiser for a collective pavilion must not equal or exceed the prices proposed by the Organiser for the basic formulas (raw space, equipped space).

The Organiser undertakes to reserve space adjacent to the regional or national pavilion for companies wishing to exhibit in the immediate area, as well as for the pavilions of business clusters, depending on the possibilities and the organisational agenda of the Organiser. However, this will not be a contractual element.

The following are authorised to co-exhibit: companies established in the territory concerned (legal entity), first-time Exhibitors or new entrants to the sector (not belonging to a medium size or a large company), VSEs with innovative project(s), companies with a turnover of less than €1M, public and R&D establishments and regional associations.

2/ Collective stand whose Exhibitor(s) is/are domiciled outside France (case of the national pavilion).

The space allocated to a co-Exhibitor in a collective pavilion must be at least 6sqm and implies the occupation by this same co-Exhibitor of the space for the entire duration of the Exhibition. Furthermore, collective pavilions cannot accommodate stands (as proposed by The Organiser). In order to take into consideration the constraints linked to exports, the Organiser authorises the holding of collective stands hosting co-Exhibitors whose annual turnover does not exceed €15M.

The Organiser has the discretion to assess the participation of co-Exhibitors on collective stands that may affect the coherence or organisation of the Exhibition and reserves the right to intervene with the pavilion representatives.

The submission of a registration request implies the unreserved acceptance by the applicant Exhibitor of the provisions of the Exhibition regulations as well as the regulatory requirements of public law applicable to events organised in France. Acceptance of the request is officially notified by the Organiser to the applicant company. Upon receipt of its order by the Organiser, the Exhibitor will receive, in the event of acceptance, an overall invoice confirming the receipt of its payment (see Terms of payment).

PRICE LIST

>Registration fees: the registration fee is 500 euros excluding VAT, for each direct or indirect Exhibitor.

>Stand reservation:

• Raw space: the amount of participation is 380 euros excluding VAT per square metre
• Pre-equipped space: the amount of participation is 455 euros excluding VAT per square metre
• Turnkey space version A: the amount of participation is 550 euros excluding VAT per square metre
• Turnkey space version B: the amount of participation is 610 euros excluding VAT per square metre
• Superior turnkey surface: the amount of participation is 670 euros excluding VAT per square metre

Exhibitors wishing a stand comprising of

• One corner (2 open sides) have to pay a supplement of 10 € excl. VAT per square metre
• Two angles (3 open sides) have to pay a supplement of 15 € excl. VAT per square metre
• Four angles (island stand) have to pay a supplement of 20 € excl. VAT per square metre

> Reservation of outdoor areas:

Outdoor areas are allocated exclusively to Exhibitors who have already reserved a stand inside the hall.

Outdoor areas are intended for any type of construction, fittings out (covered or not) or demonstrations, and are subject to specific pricing regardless of the nature of the fittings built by the Exhibitor.

The construction rules are communicated in the Exhibitor’s Technical Guide by the Organiser, who must submit his/her layout project to the Organiser for approval, regardless of the regulatory and administrative provisions and any certifications from inspection offices to which the Exhibitor must submit.

For reasons of safety and available space, the Organiser may limit the provision of bare, buildable outdoor floor areas on the static Exhibition. For the same reasons, any structure, even a light one, must be validated by the Organiser and/or the safety officer.

> Additional layout and stand services available on order: list accessible in the Exhibitor area in the « Select my options » section.

All services ordered are invoiced at their rates in effect at the time of the order, which are indicated in the participation contract and on the Exhibitor area. The Exhibitor area, accessible from the event’s website (www.seanergy-forum.com), is specific to any Exhibitor validated by the Organization and accessible using the login details sent by the Organiser.

All these amounts may be revised and invoiced by the Organiser if the economic, fiscal and / or social conditions (cost of materials, labour, transport and services, etc.) undergo a significant increase between the date of the request and the opening date of the Exhibition.

TERMS OF PAYMENT

Exhibitors must include with their participation order the sum corresponding to the total price of the stand including VAT. This amount is to be paid in cash, by cheque or bank transfer, excluding drafts or promissory notes, payable to S.A.S. Bluesign.

The sum will be returned to the Exhibitor if he/she is not allowed to exhibit. This will not be returned to the Exhibitor if he cancels his participation after 26 February, 2024. (See Conditions of withdrawal).

The non-payment of the price of the stand by the stipulated deadlines will result in the Organiser’s refusing, the right to use not only the allocated location but also all the communication and promotion tools for the Exhibition they be paying or not without this cancelling the debt which will remain entirely due by the Exhibitor. Any exclusion of the defaulting Exhibitor will result in reserved areas being made available to the Organiser.

VAT

All services are invoiced to participants (Exhibitors, Sponsors, Visitors) regardless of their nationality, with VAT, according to the laws and regulations in force in France at the time of the Exhibition. Foreign companies from European Union countries and companies coming from a country outside the European Union may directly contact a tax representative, specialized in VAT refund requests.

CONDITIONS OF WITHDRAWAL

The Exhibitor may at any time cancel his/her participation in the Exhibition by notifying the Organiser by REGISTERED LETTER WITH ACKNOLEDGEMENT OF RECEIPT. to the following address and to the attention of Ms. Sabrina Peseux:

BLUESIGN SAS

Centre d’affaires EMERGENCE

24, rue du Gouverneur Général Eboué

92130 Issy-les-Moulineaux, France

If an order is cancelled, whatever the reason, 30% of the payment will remain in all cases acquired or due. If this cancellation reaches the Organiser after 26 February, 2024, the total amount including VAT of the recorded services is acquired / or remains due.

Any failure of the Exhibitor (lack of occupation of the stand made available to him/her 24 hours before the Exhibition opens to the public, non-compliance with the safety regulations for the layout of the stands, presentation of equipment, non-compliant products or services) will entail, even without formal notice, the forfeiture of the right to the site.

The defaulting Exhibitor will waive, as compensation, 100% of the participation costs incumbent on him/her, without prejudice to any additional damages that may be requested of him/her.

CANCELLATION / POSTPONEMENT

The Organiser sets the dates and location of the Exhibition. In the case of force majeure or events beyond the control of the Organiser, the dates and location may be changed.

If the Organiser is forced to postpone the Exhibition for reasons other than cases of force majeure or events beyond its control, the Organiser undertakes to notify the Exhibitors as soon as possible.

The sums remaining available after payment of all the expenses incurred would be distributed among the Exhibitors, in the form of a credit for the next edition, in proportion to the sums paid, It is hereby expressly agreed that the Exhibitors cannot, for any reason whatsoever, bring any action against the Organiser in such cases.

The Organiser shall not be held liable for any commercial prejudice that may be suffered by Exhibitors for any reason whatsoever, and in particular for any delay in the opening, premature stoppage of the Exhibition, closure or destruction of stands, fire, accidents, if it becomes impossible to use the premises as a result of a public calamity, a natural disaster, any other case of force majeure or event beyond the Organiser’s control.

What constitutes cases of absolute necessity: strikes, lock-out situations, partial or total unemployment, interruptions in energy supply, accidents, fires, any interruption or delay in transport, any total impossibility of being supplied, any legal or regulatory provisions significantly affecting the organization of the event, any refusal or withdrawal of administrative authorization, any administrative prohibition and more generally, any case of force majeure recognized by French law or case law.

BOOTH ALLOCATIONS – REGULATIONS

The Organiser draws up the floor plan for the Exhibition and allocates booths. He/she has checked the exact dimensions of all booth measurements on the floor plan but reserves the right to adjust it at any time if necessary, according to the needs of the Exhibition and the rules and laws applicable to the Exhibition’s venue. The exhibitor is informed of the location of the stand allocated by means of a plan. The Organizer has verified the accuracy of all measurements and arrangements of the stands shown on the general floorplan but reserves the right to modify or change stand allocations if necessary to adjust the general floorplan, according to the Organizer’s requirements or the requirements of applicable law or the applicable rules of the site where the exhibition is held. The Exhibitor cannot unilaterally cancel his participation following this modification. The Organizer invoices the Exhibitor for the final surface area accepted and not the surface area initially requested by the Exhibitor. Stands allocated may under no circumstances be transferred, sublet or made available to third parties, in whole or in part, by the Exhibitor.

Stands must be as open as possible to the aisles. All construction rules are indicated in the technical guide which will be made available to Exhibitors. By registering, Exhibitors undertake to comply with them. The Exhibitor must submit his raw stand layout project to the Organizer for approval. The project must also be submitted to the safety officer for authorization. For any installation exceeding the authorized height, the Exhibitor must send his plans to the Organiser for approval, as well as for any installation requiring a ceiling attachment

Each Exhibitor is responsible for decorating and furnishing his/her stand on the, understood that the Organiser takes in charge the overall decoration

APPEARANCE OF STANDS

The appearance of stands must be clean and tidy. For this purpose, the Exhibitor will ensure cleaning of the stand every day or ask the Organiser for a complementary service. Bulk packaging, objects not used for stand fitting, and staff lockers must be out of sight. The stand must be permanently manned by proficient staff during opening hours. It is forbidden to leave exhibited objects covered during opening hours. The Exhibitors will not remove their stand decorations or any equipment before the end of the Exhibition. Consequently, the Organiser reserves its right to withdraw any equipment covering without being, in no way, held liable for any resulting damage or loss.

TRANSPORT AND RECEPTION OF PRODUCTS – FITTING OUT

Each Exhibitor or his/her authorized representative will make all necessary arrangements for the transport, reception, and dispatch of his packages and for the checking of their contents.

All packages must be unpacked on arrival. Should the Exhibitor or his/her representative or agent not be present to receive the goods, the Organiser is empowered to have them stored unpacked or to return them on his/her own initiative at the exclusive cost of the Exhibitor or the forwarding agent, depending on whose responsibility is involved. The Exhibitor must not block passages nor encroach on them nor in any way cause inconvenience to their neighbours. Exhibitors will not dismantle their stands or remove any of their products before the end of the Exhibition. A storage area for empty packages may be available, at the Exhibitor’s charge. All Exhibitors are required to look after their goods and personal effects, especially during the mantling and dismantling periods. They are required to leave their sites in the condition in which they found them. Any damage caused by the Exhibitors, their fittings and their goods to the equipment or to the building, will be assessed by the surveyors and charged to the Exhibitors concerned. Take away sales are prohibited, and the Organiser may take immediate steps to close the stand without the Exhibitor being able claim for any indemnity or reimbursement of participation costs.

 

CUSTOMS FORMALITIES

Exhibitors must complete all necessary customs formalities concerning their materials and products arriving from countries outside the European Customs System. The Organiser will not be held for responsible for any problem occurring with customs.

ON SITE PUBLICITY

Demonstrations and the distribution of pamphlets outside the Exhibitor’s stand are forbidden. Distribution or sales of magazines or participation tokens are not allowed unless specially agreed by the Organiser. All publicity using lighting or sound effects, or any other animation should not disturb other Exhibitors, traffic or the keeping of the Exhibition. The Organiser may reconsider the given authorizations if this is not observed. The sound levels should be moderated. The Exhibitors shall deal directly with the SACEM (organization which recovers performance rights in France) for use of recorded music within the exhibition site, even for simple demonstration of audio equipment.

OFFICIAL CATALOGUE AND WEBSITE REGISTRATION

The information required for preparing the Official Catalogue of the Exhibition and Seanergy website www.seanergy-forum.com listing will be supplied by the Exhibitors and at their responsibility. In no case, can the Organiser be held responsible for omissions, errors in reproduction, setting-up and others which may occur.

SECURITY RULES – MACHINES IN FUNCTION

Exhibitors must know and observe all security rules and regulations established by the local authorities, Exponantes and the Organiser. The Exhibitor must be present on his/her booth during the visit of the Security Commission.

 

INSURANCE

The Organiser underwrites direct third-party liability insurance. Such liability is limited to accidents and damages which might occur because of the building or facilities made available to Visitors or Exhibitors, attributable to the Organiser personnel participating in the Exhibition. Exhibitors must know and observe all security rules and regulations established by the local authorities, the exhibition site, and the Organiser.

Exhibitors insurance:

• Property insurance: each Exhibitor hereby commits to underwrite an insurance policy against any losses and damages which could be sustained by any equipment displayed on its stand or any property present in the exhibition hall. The Exhibitor will bear alone any difference remaining between the amount of the losses and damages sustained and the insured amounts paid by the insurers and hereby expressly waive any claim against the Organisers.
• Third party liability: each Exhibitor must underwrite a contractor third party insurance liability covering accidents for which he could be held responsible during the Exhibition. The Exhibitor shall submit to the Organiser, before the opening, a certificate showing evidence of compliance with these requirements.

PENALTY CLAUSE AND CONTESTATION

By signing this contract, the contractor commits to the payment of the instalments on the dates set by the Organiser. By express agreement, the non-payment of any sum on its due date may lead to litigation and the application of interest calculated at the legal rate in force. All costs incurred in the context of litigation or an order for payment will be added to the debt. In the event of a dispute, the courts of Bordeaux (France) shall have sole jurisdiction, the French text of these rules being the authentic text.